De grote sprong voorwaarts is mogelijk door de koppeling van de elektronische identiteitskaart (waarin België vandaag een voortrekker is) aan de ambitieuze plannen van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat bij de uitbouw van de Notariële Aktenbank (NABAN).

Databank
De NABAN moest er hoe dan ook komen. De papieren drager is, zeker voor het bedrijfsleven, niet meer van deze tijd. In 2009 werd daarom het wetgevend kader vastgelegd voor de lancering van de authentieke akte in gedematerialiseerde vorm. Die akten komen officieel niet meer op papier, maar hebben dezelfde juridische kracht. Authentieke akten in gedematerialiseerde vorm moeten wel worden opgeslagen in de Notariële Aktenbank, een goed beveiligde centrale databank.

Frankrijk
In Frankrijk bestaat er al een NABAN. Bedrijven en organisaties kunnen er vandaag al de gedematerialiseerde akten raadplegen. Burgers kunnen die zelf niet consulteren bij gebrek aan een beveiligde toegang. 'In België is dat wel mogelijk dankzij de elektronische identiteitskaart', zegt Bart van Opstal, de voorzitter van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat. 'In België moeten in het kader van de nieuwe wetgeving ook nieuwe klassieke akten op papier raadpleegbaar zijn via NABAN. Als Belgische notarissen willen we uit eigen beweging nog een stap verder gaan. Heel wat papieren notariële akten van de voorbije jaren zullen door de notarissen toch nog worden ingebracht in NABAN en dus ook voor iedereen raadpleegbaaar zijn. Van Opstal maakte de plannen bekend in het kader van de voorstelling van het jaarverslag van de notarissen.

Het iniatief van de inbreng van de oude papieren akten moet van de individuele notariaten zelf komen. 'De meeste notarissen scannen al jaren zelf hun papieren akten in. NABAN maakt het mogelijk efficiënter te werken en de eigen werkingskosten te drukken en het cliënteel meer service te bieden', verklaart de voorzitter.
De organisatie van de elektronische opslag van de akten is een complexe en delicate opdracht. De kosten worden gedragen door de notarissen zelf. Om veiligheidsredenen wordt gekozen voor drie datacentra (gespreid over Brussel, Vlaanderen en Wallonië) die mekaar perfect kunnen vervangen. Technisch moeten ook nog een aantal vragen worden beantwoord. Authentieke akten (gedematerialseerd of op papier) moeten 75 jaar worden bewaard.

De voorzitter wil zich niet laten vastpinnen op een officiële startdatum. 'Bij de uitbouw van het e-notariaat hebben we al veel kennis opgedaan', verzekert hij. 'Dat nam een jaar in beslag. De NABAN is een ambiteuzer project. Als iedereen zijn deel van het werk doet, moeten we er in 2012 of 2013 zeker mee kunnen beginnen.'